Optimiser Office pour la relecture : 4 utilitaires incontournables

création originale Ophélie ViellesIl existe une multitude d’extensions (gratuites dans cet article) permettant d’optimiser le processus de relecture dans Word ou dans Excel. Les extensions ou add-ins, ces petits utilitaires pratiques qui s’intègrent dans Office, automatisent les opérations simples ou répétitives et améliorent l’interface d’origine en y ajoutant des fonctionnalités pratiques. Ils s’installent rapidement et sont souvent accessibles dans l’onglet Complément du ruban ou dans un nouvel onglet créé à cet effet. Je vous livre ici quelques trucs et astuces qui ont facilité mon travail de relecture, ils ont été testés et approuvés dans la suite Office 2010.

Une bonne correction, c'est primordial

Une bonne correction, c’est primordial

Tout d’abord, vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt de relire à même votre fichier Office. Plusieurs raisons à cela : mieux visualiser le résultat et apporter des corrections de dernière minute, relire un fichier monolingue, passer un petit coup de Swiffer d’Antidote ou de Prolexis (correcteurs), écouter le texte avec un logiciel de synthèse vocale comme TextAloud, mais aussi parce que MemoQ, à l’occasion de sa mise à jour (R2), offre la possibilité d’exporter le fichier cible seul puis de le réimporter avec les corrections. Alors pourquoi pas se faciliter la vie avec des petits utilitaires pratiques et gratuits ?

 

SOMMAIRE INTERACTIF DE CET ARTICLE

NOTE AND TODO : pense-bête et liste des tâches dans Office

FonctionVersionCompatibilitéTéléchargementRemarques
Intrègre un pense-bête (post-it) et une liste de tâches(todo list) dans Office
Freeware. Gratuit
Office 2003 – 2007 – 2010 (Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
Lien de téléchargement sur le site Ablebits : http://www.ablebits.com/office-notes-todo-addin/index.php
On ne peut malheureusement pas associer une liste de tâche par fichier. Par contre, la liste de tâche n’est pas commune entre Word et Excel

Description :

 Note and todo est une extension toute simple, gratuite et rapide à installer qui intègre vos notes, post-its et listes de tâches dans un volet qui s’affiche à droite de votre interface Word (que l’on peut masquer à tout moment en cliquant sur une petite flèche en haut à droite). L’add-in incontournable pour centraliser vos notes au sein d’un même programme.

Captures d’écran :

  • Créez des notes à partir de votre fichier Word à l’aide d’un simple glisser-déposer ou créez de nouvelles notes d’un simple clic droit.
  • Onglet ToDo : Créez une liste de tâches avec cases à cocher dans Word ou Excel. Un système de couleurs facilite le tri et le filtre de recherches permet de retrouver vos notes.

Office Tabs Free Edition: des onglets dans Office

FonctionVersionCompatibilitéTéléchargementRemarques
Ajoute des onglets permettant d’ouvrir plusieurs fichiers au sein de la même interface ainsi que des favoris permettant de trier ses fichiers par catégories et de les ouvrir en un clic
Freeware (gratuit pour utilisation non commerciale !)
Office (Word, Excel, Powerpoint) 2003 – 2007 – 2010 – Gratuit pour la suite office 2003 à 2010 pour un usage non commercial. Payant pour les suites Office 2013 et pro – Système d’exploitation : Windows 7/8 /Vista/XP
Lien de téléchargement sur le site officiel : http://www.office-tabs.com/download.htm
Seul inconvénient de cette extension : à chaque démarrage de Word, une fenêtre vous invite à acheter la version pro. Ce rappel est légèrement agaçant.

 Description :

Vous aimeriez organiser vos notes dans Word, Excel ou Powerpoint, un peu à la manière de OneNote ou d’un navigateur internet ? Les onglets intégrés d’OfficeTabs centralisent vos fichiers au sein de la même interface pour basculer plus rapidement de l’un à l’autre.

Vous pourrez attribuer des couleurs à vos différents onglets pour faciliter vos repérages et des raccourcis clavier pour naviguer encore plus rapidement.

Office Tab permet également de trier vos documents favoris afin de les ouvrir en un clic.3_onetabs_onglets_word_excel

Transtools : pour les traducteurs

FonctionVersionCompatibilitéTéléchargementRemarques
Un utilitaire conçu pour les traducteurs qui permet de réaliser des tâches simples. Il permet de nettoyer un fichier en cochant certaines options, de repérer des espaces, de masquer des parties de texte ou encore d’intégrer des listes de tâche (pour cela, préférez la version de Note and Todo qui est plus conviviale).
Gratuit
Compatible word 2003 et 2007 mais fonctionne assez bien dans Word et Excel 2010, malgré deux ou trois bugs (qui ne font pas crasher Word pour autant)
Lien de téléchargement sur le site officiel : http://www.translatortools.net/word-about.html
Accessible dans le ruban Office, onglet Compléments. Certaines fonctionnalités ne marchent pas correctement dans Office 2010, notamment au niveau des réglages de segmentation.
[Edit : pour un article plus détaillé sur Transtools, je vous invite à lire « Transtools, peaufinez vos fichiers Word et Excel »]

Explorons plus en détail quelques fonctions utiles :

  • Nettoyer un fichier (espaces, tabulations, signets, marques de surlignage, formatage, etc.)
  • Effectuer des repérages :
    • Masquer/révéler un texte surligné : cette fonction est utile pour masquer une partie de texte à ignorer lors d’une traduction, d’une relecture ou en exécutant certains logiciels. Antidote, par exemple, n’analysera pas le texte masqué.
    • Naviguer parmi les segments surlignés de votre document dans une couleur spécifiée (jaune, bleu, vert…)
    • Ajouter des marquages animés (Red/black Ant) qui fonctionnent comme les signets (pour effectuer des repérages hautement visuels puis naviguer entre ces différents marquages). Possibilité de supprimer ces marques en un seul clic.
    • Créer et gérer des bookmarks (signets) pour marquer des endroits du texte
  • Gérer le formatage : Supprimer les espaces en trop
  • Prendre des notes :
    • Ajouter une to-do list (mais je préfère largement la liste des tâches offerte par OneNote and Todo)
  • Tableau bilingue : Convertir le texte en un tableau à deux colonnes. Remarque : l’outil ne segmente pas à la manière d’un TAO mais en se basant uniquement sur la structure des paragraphes. On peut tout à fait réaliser la même opération dans Word en cliquant sur Insertion –> tableau –> convertir en tableau

Même si certaines fonctions ne sont pas pertinentes, je vous conseille d’installer cet utilitaire qui n’est pas lourd et peut servir de temps à autre pour réaliser des tâches simples.

Captures d’écran :

Asap Utilities : optimiser Excel

(découvert sur le site de Allain Dellepiane)

FonctionVersionCompatibilitéTéléchargementRemarques
Ajoute plus de 300 fonctions utiles dans Excel.
Gratuit dans sa version non commerciale ou pour les étudiants (interface disponible en plusieurs langues, dont l’anglais et le français)
Compatible word 2003 et 2007 mais fonctionne assez bien dans Word et Excel 2010,; malgré deux ou trois bugs (qui ne font pas crasher Word pour autant)

Lien de téléchargement sur le site officiel : http://www.asap-utilities.com/download-asap-utilities.php

Guide de l’utilisateur (en anglais) : http://server3.asap-utilities.com/download/ASAP_Utilities_User_Guide.pdf

Accessible dans le ruban Excel, onglet Asap Utilities. Il arrive parfois que l’onglet disparaisse, et ce depuis quelque temps. Dans ce cas, il faut recocher l’extension dans Fichier > Option > Compléments > Atteindre

 

Exemple de tâches utiles pour un traducteur /relecteur :

TEXTE. Plusieurs fonctions permettant de modifier un texte, par exemple :

  • mise en majuscules ou en minuscules
  • supprimer des espaces en trop
  • remplacer des caractères accentués
  • nettoyage des données de mise en forme
  • COMPTER LES DOUBLONS : cette fonction permet de surligner les doublons dans un texte sélectionné dans la couleur de votre choix.

Plage > Compter et/ou colorer les doublons dans la sélection.

  • RAPPORT DE COMMENTAIRES EXCEL : Établir un rapport de tous les commentaires d’un document dans un fichier Excel séparé.

Objets et commentaires > outils pour les commentaires de cellules –> Créer un rapport dans le nouveau classeur –> OK

 Captures :

 

ASTUCE : INSTALLER/ACTIVER/DÉSACTIVER UNE EXTENSION WORD

J’espère que cet article servira à quelqu’un. Si vous avez d’autres suggestions, n’hésitez pas à commenter !

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