Optimiser Office pour la relecture : 4 utilitaires incontournables

Il existe une multitude d’extensions (gratuites dans cet article) permettant d’optimiser le processus de relecture dans Word ou dans Excel. Les extensions ou add-ins, ces petits utilitaires pratiques qui s’intègrent dans Office, automatisent les opérations simples ou répétitives et améliorent l’interface d’origine en y ajoutant des fonctionnalités pratiques. Ils s’installent rapidement et sont souvent accessibles dans l’onglet Complément du ruban ou dans un nouvel onglet créé à cet effet. Je vous livre ici quelques trucs et astuces qui ont facilité mon travail de relecture, ils ont été testés et approuvés dans la suite Office 2010.

Une bonne correction, c’est primordial

Tout d’abord, vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt de relire à même votre fichier Office. Plusieurs raisons à cela : mieux visualiser le résultat et apporter des corrections de dernière minute, relire un fichier monolingue, passer un petit coup de Swiffer d’Antidote ou de Prolexis (correcteurs), écouter le texte avec un logiciel de synthèse vocale comme TextAloud, mais aussi parce que MemoQ, à l’occasion de sa mise à jour (R2), offre la possibilité d’exporter le fichier cible seul puis de le réimporter avec les corrections. Alors pourquoi pas se faciliter la vie avec des petits utilitaires pratiques et gratuits ?

SOMMAIRE INTERACTIF DE CET ARTICLE

• Utilitaires intégrables dans la suite Office :

  • Note and Todo : liste de tâches et post-it (pour s’organiser)

  • Office tabs : des onglets au sein d’une seule et même interface (pour basculer rapidement entre les fichiers)

  • Transtools : add-in spécial traduction

  • Asap Utilities : tâches automatisées dans Excel

  • Astuce : Installer/Activer/Désactiver une extension Office

NOTE AND TODO : pense-bête et liste des tâches dans Office

Description :

 Note and todo est une extension toute simple, gratuite et rapide à installer qui intègre vos notes, post-its et listes de tâches dans un volet qui s’affiche à droite de votre interface Word (que l’on peut masquer à tout moment en cliquant sur une petite flèche en haut à droite). L’add-in incontournable pour centraliser vos notes au sein d’un même programme.

Captures d’écran :

• Créez des notes à partir de votre fichier Word à l’aide d’un simple glisser-déposer ou créez de nouvelles notes d’un simple clic droit.
• Onglet ToDo : Créez une liste de tâches avec cases à cocher dans Word ou Excel. Un système de couleurs facilite le tri et le filtre de recherches permet de retrouver vos notes.

Office Tabs Free Edition: des onglets dans Office

 Description :

Vous aimeriez organiser vos notes dans Word, Excel ou Powerpoint, un peu à la manière de OneNote ou d’un navigateur internet ? Les onglets intégrés d’OfficeTabs centralisent vos fichiers au sein de la même interface pour basculer plus rapidement de l’un à l’autre.

Vous pourrez attribuer des couleurs à vos différents onglets pour faciliter vos repérages et des raccourcis clavier pour naviguer encore plus rapidement.

Office Tab permet également de trier vos documents favoris afin de les ouvrir en un clic.

Transtools : pour les traducteurs

Explorons plus en détail quelques fonctions utiles :

• Nettoyer un fichier (espaces, tabulations, signets, marques de surlignage, formatage, etc.)

• Effectuer des repérages :
  • Masquer/révéler un texte surligné : cette fonction est utile pour masquer une partie de texte à ignorer lors d’une traduction, d’une relecture ou en exécutant certains logiciels. Antidote, par exemple, n’analysera pas le texte masqué.
  • Naviguer parmi les segments surlignés de votre document dans une couleur spécifiée (jaune, bleu, vert…)
  • Ajouter des marquages animés (Red/black Ant) qui fonctionnent comme les signets (pour effectuer des repérages hautement visuels puis naviguer entre ces différents marquages). Possibilité de supprimer ces marques en un seul clic.
  • Créer et gérer des bookmarks (signets) pour marquer des endroits du texte

• Gérer le formatage : Supprimer les espaces en trop

• Prendre des notes :
  • Ajouter une to-do list (mais je préfère largement la liste des tâches offerte par OneNote and Todo)

• Tableau bilingue : Convertir le texte en un tableau à deux colonnes. Remarque : l’outil ne segmente pas à la manière d’un TAO mais en se basant uniquement sur la structure des paragraphes. On peut tout à fait réaliser la même opération dans Word en cliquant sur Insertion –> tableau –> convertir en tableau

Même si certaines fonctions ne sont pas pertinentes, je vous conseille d’installer cet utilitaire qui n’est pas lourd et peut servir de temps à autre pour réaliser des tâches simples.

Captures d’écran :

Asap Utilities : optimiser Excel

(découvert sur le site de Allain Dellepiane)

Exemple de tâches utiles pour un traducteur /relecteur :

TEXTE. Plusieurs fonctions permettant de modifier un texte, par exemple :

• mise en majuscules ou en minuscules

• supprimer des espaces en trop

• remplacer des caractères accentués

• nettoyage des données de mise en forme

• COMPTER LES DOUBLONS : cette fonction permet de surligner les doublons dans un texte sélectionné dans la couleur de votre choix.

• RAPPORT DE COMMENTAIRES EXCEL : Établir un rapport de tous les commentaires d’un document dans un fichier Excel séparé.

 Captures :

J’espère que cet article servira à quelqu’un. Si vous avez d’autres suggestions, n’hésitez pas à commenter !

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