Translation Office 3000, le logiciel de facturation dédié aux traducteurs

Translation_Office_facturation_traducteursPour inaugurer le lancement du logiciel de facturation Translation Office 3000 v.11, Proz a organisé le 5 mars 2014 un webinaire gratuit (16 h en France) pour présenter cet outil spécialement conçu pour les traducteurs.

J’en profite donc pour vous livrer mes impressions sur ce logiciel, après 6 mois d’utilisation avec la version 10 (je n’ai pas assez de recul sur la v.11, et je n’ai pas encore repéré de différences notables entre les deux versions). Avec TO 3000 j’ai pu combler de nombreuses frustrations face aux limitations d’autres logiciels qui ne sont pas très bien adaptés à notre métier de traducteur.

Je vous présente dans cet article les fonctionnalités que j’estime les plus innovantes pour la création de vos factures et qui, je l’espère, vous feront gagner du temps et (mieux !) de l’argent.

Version du logiciel testé : Translation Office 3000 (v.10) – Avancé

Utilisation de TO 3000 : facturation et marketing pour les traducteurs

Prix moyen/site officiel : 100 euros pour une version standard, 220 euros pour une version avancée, cliquez sur ce lien pour bénéficier d’une réduction de 20 % sur les versions Starter, Standard, Professionnel, Avancé et/ou mises à niveaux sur Translation Office 3000, Projetex et les autres logiciels de AIT.

Compatibilité système : tourne très bien sous Windows 7. La version 11 est annoncée compatible avec Windows 8.

Pour aller plus loin : consultez les manuels et cet article intéressant:  Three How tos for Translation Office 3000

Avantages de TO 3000 (ce qui me séduit)
  • Des tarifs adaptés à la traduction : au mot, au caractère, à la page, etc. On peut également scanner un document (les PDF sont pris en charge) pour y compter le nombre de mots (calcul simple ou calcul de TAO) puis générer un devis à partir de ce calcul. Ces réglages se sont révélés très utiles pour facturer mes prestations de traduction de façon cohérente, sans avoir à « bidouiller » avec un système de forfait comme je le faisais par le passé.
  • La touche « marketing » de ce logiciel est un atout important. Dans TO 3000, il est possible de prendre des notes sur les prospects (onglet commercial) et la clientèle établie. J’ai adoré cette fonctionnalité, car elle me permet de me souvenir d’événements pertinents sur un client donné tels que la première prise de contact, l’évolution de nos échanges et correspondances, les tarifs pratiqués, la fiabilité d’un client en particulier, etc. Ainsi, je suis en mesure de mieux cibler ma clientèle.
  • Des tableaux intuitifs avec des systèmes de couleurs pour bien s’y retrouver (entre les impayés, les factures en attente, les factures encaissées, etc.) et des filtres de recherche personnalisables (par date, sujet, client, tarif, etc.). Cela me permet de trier les informations, pour mes déclarations ou lorsqu’un client me contacte pour faire le point sur les impayés ou autres.
  • Des modèles de factures personnalisables : On peut y insérer son logo, son adresse, des tableaux, et tout le nécessaire. On peut également disposer de plusieurs modèles selon la langue, le type de prestation et, pourquoi pas, le type de client. Moi, ce que je préfère, c’est la possibilité d’insérer des variables directement sur mon modèle RTF pour afficher des informations supplémentaires qui dépendent de mon client (par ex., les instructions, notes de travail, conditions de paiement, etc.). Pour ceux qui ne souhaitent pas toucher aux variables, des modèles de base (déjà complets) sont fournis et il vous suffira d’ajouter votre logo et toutes les informations pertinentes qui figureront sur l’ensemble de vos factures. Au moment de l’édition, rien ne vous empêche d’ajuster des éléments manuellement avant de générer votre PDF.
  • Devises et conversions sont prises en charge. Si je facture en dollars ou en livres, aucun problème, ce qui n’était pas le cas dans mon ancien logiciel. Lorsque je calcule mes frais à la fin du mois, le taux de conversion s’applique automatiquement (seul bémol, il faut l’indiquer manuellement, donc ne pas oublier de le mettre à jour à chaque fois)
  • Les moyens de paiement sont ajustables, il est également possible d’en ajouter de moins conventionnels (Paypal, Translators Pay ou autre). Les politiques de facturation et de paiement sont hautement personnalisables, encore un point fort de TO 3000.
  • Les dossiers clients et l’arborescence de dossiers liée aux différents classeurs (devis, projets, marketing, etc.) sont consultables au sein même de l’interface, ce qui m’évite de basculer entre mon explorateur et mon logiciel. Il est possible de créer des dossiers personnalisés, d’ouvrir des dossiers locaux et de se connecter sur serveur FTP dans l’onglet Fichiers de TO3000.
  • Les sauvegardes s’effectuent manuellement, dans l’onglet Base de données. On regrettera toutefois l’impossibilité d’automatiser cette opération.
  • Enfin, on peut à tout moment générer des rapports et graphiques à partir de nos données. On peut ensuite les exporter et les imprimer.
TO3000_creation_rapports_graphiques

Pour faire le bilan sur la santé de votre entreprise, Translation Office produit des graphiques très performants que l’on peut filtrer et ajuster selon les besoins.

 

 

Pour moi, le point fort de ce logiciel reste la personnalisation étendue. Plus un logiciel est personnalisable, plus il me plaît. Tout (ou presque) est adaptable dans TO 3000 (version avancée) : on peut y ajouter des onglets, des menus déroulants, listes ou cases à cocher. Il me semble avoir lu des avis mitigés sur Proz au sujet de ce logiciel. En tout cas, moi j’y trouve mon compte. J’ai passé une heure ou deux dans un premier temps à explorer les différents menus, j’ai regardé cet ancien webinaire sur Proz (vidéo de qualité moyenne en anglais), téléchargé la version d’essai puis j’ai imprimé les variables (pour personnaliser mes factures) à partir du manuel. Je me suis amusée comme une folle avec ces variables. Celles-ci peuvent sembler arides de prime abord, mais c’est un peu comme les Regex dans MemoQ mais en plus simple, quand on commence à comprendre, c’est un plaisir 😉

Et l’interface, elle ressemble à quoi ? Moi, quand j’achète un logiciel, j’aime bien savoir si les menus et la navigation sont agréables. J’ai donc réalisé une petite capture d’écran pour vous donner une idée plus précise de l’écran d’accueil :

Interface (version 10) – cliquer pour agrandir

TO 3000 présente une interface intuitive

TO 3000 présente une interface intuitive. Les dossiers à gauche et les onglets en haut permettent de naviguer entre les différents menus pour visualiser vos devis, projets, factures, plannings, ainsi que les dossiers des différents clients. Les colonnes où sont listés les clients sont personnalisables. Les informations principales sur vos clients figurent à droite de l’écran, mais d’autres onglets personnalisables vous permettent d’ajouter des listes déroulantes, cases à cocher, calendriers et/ou boîtes pour écrire du texte libre.

 

Certains trouvent la navigation peu intuitive, je ne partage pas cet avis. Je trouve la navigation entre les onglets agréable et bien pensée, bien plus intuitive que certains outils de TAO. Une fois le devis créé, je peux générer mes projets, factures et paiements en un clic.

Évidemment, le logiciel parfait n’existe pas. Mais la possibilité d’ajouter des options pallie ce genre d’imperfections. Il y a toutefois quelques points contestés par des traducteurs, du moins en ce qui concerne la version 10. Espérons que la version 11 corrige certaines de ces imperfections :

Inconvénients (ce qui ne plaît pas à tout le monde)
  • La numérotation des factures est certes personnalisable, mais elle ne répond pas exactement aux besoins de tout le monde, du moins en ce qui concerne la version 10. Pour ma part, cela me convient amplement. Si la numérotation par défaut ne nous convient pas, il est possible d’attribuer des dates en préfixe et en suffixe et une numérotation globale ou liée à un client spécifique. On peut également renommer les fichiers manuellement avant de les générer en PDF.

TO3000_optionsAvancees_numerotation

  • J’ai appris récemment que le logiciel n’était pas agréé en France, on ne peut pas l’utiliser pour la comptabilité officielle. Dommage…
  • L’obligation de choisir entre deux modes : avec ou sans création de projet. J’aurais préféré que les deux conditions soient possibles simultanément, sans avoir à basculer entre les options. Je préfère l’option avec projets, mais celle-ci oblige à créer un devis, un projet, puis une facture. Le second mode est bien plus direct, mais ne permet pas de mutualiser plusieurs projets en un seul.
  • Comme je le disais au début de mon article, on ne peut pas automatiser les sauvegardes. Il serait intéressant que les développeurs intègrent cette fonctionnalité.

Dans la balance

En pesant le pour et le contre, je trouve bien plus d’avantages que d’inconvénients à ce logiciel de facturation. Il faut certes consacrer quelques heures d’apprentissage afin d’en saisir toutes les possibilités, mais j’y ai réellement trouvé mon bonheur, et le gain de temps est considérable puisque l’on centralise nos tâches de facturations et nos recherches/repérages de clients à un seul et même endroit.

Alors, si cet investissement vous tente, je vous invite à acheter TO 3000). Téléchargez aussi les manuels pour vous familiariser avec l’interface et les variables qui permettent de personnaliser vos factures. Et si vous n’avez pas de temps à perdre, allez voir le webinaire ou explorez par vous-même.

Three How-Tos for Translation Office 3000
Three How-Tos for Translation Office 3000
Three How-Tos for Translation Office 3000
Three How-Tos for Translation Office 3000

Enfin, si vous avez des remarques ou des questions spécifiques à propos de Translation Office 3000, n’hésitez pas à me les poser et je vous répondrai avec plaisir.

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3 réponses to “Translation Office 3000, le logiciel de facturation dédié aux traducteurs

  • Bonjour Ophélie, j’ai lu avec intérêt votre billet. J’ai investi dans TO3000 (V.11) en 2015 et j’en suis ravie. Cependant, en ce début d’année, j’ai du mal à accéder à mes factures de 2015 non échues depuis que la numérotation des factures a été réinitialisée. (Case « Activer la réinitialisation de l’année » cochée). Apparemment cette opération est irréversible. Aie! Je trouve bizarre de ne pas pouvoir accéder ou au moins consulter les anciennes factures. Auriez-vous une astuce ? Merci d’avance! Et bravo pour votre blog! Isabelle.

    • Bonjour Isabelle, désolée de répondre si tard, je n’ai a priori pas eu ce problème (du moins je ne l’ai pas remarqué car je n’ai pas consulté mes anciennes factures depuis longtemps étant donné que je génère un rapport à partir de TO3000 pour faire mes déclarations), donc je ne sais pas trop comment vous aider. Bien sûr, vous pouvez toujours accéder à vos factures dans le dossier Invoices, mais j’imagine que vous parlez de la consultation au sein de l’interface du logiciel. Cela dit, je pense qu’en écrivant un petit mail au développeur, vous devriez facilement obtenir de l’aide. Merci de votre commentaire, j’espère que vous trouverez une solution. N’hésitez pas à me tenir au courant ici, si cela peut aider d’autres utilisateurs. Merci ! Ophélie

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